Руководитель продукта Торговый портал. Маркет Илья Плехов рассказал, какие цифровые решения уже работают и как заказчикам извлечь из них максимум пользы

Технологии меняют подход к малым закупкам: автоматизация рутинных операций, интеграция с государственными системами и умные алгоритмы подбора поставщиков сокращают сроки закупок товаров, работ, услуг до 20 раз, а бюджет экономят на 27%.

Руководитель продукта Торговый портал.Маркет Илья Плехов рассказал, какие цифровые решения уже работают и как заказчикам извлечь из них максимум пользы.

Какие процессы необходимо автоматизировать

Среди ключевых процессов, которые заказчик может автоматизировать с помощью современных технологий:

1. Управление запасами. Автоматизация управления запасами помогает заказчикам своевременно удовлетворять потребности, избегать дефицита или излишков. Автоматизировать управление запасами можно с помощью правильной настройки ERP-системы, например подключения рекомендаций для пополнения товарных запасов и формирования заказов или закупок.

2. Сбор и обработка заявок от подразделений. Цифровизация помогает сократить время, которое сотрудники отдела закупок тратят на сбор потребностей различных подразделений. Здесь также поможет настройка внутренних систем, а затем — грамотные интеграции с внешними сервисами. Внутренние системы, например, подходят для консолидации потребностей. Далее, собранные потребности можно автоматически передавать в электронные магазины или электронные торговые площадки (ЭТП) для создания закупочных процедур.

3. Автоматизация финансов. Финансовая рутина включает различные задачи: от оценки бюджета до расчета НМЦК. Автоматизировать такие операции лучше с помощью интеграции с финансовыми модулями внутренних и внешних информационных систем — это позволит значительно сократить сроки размещения закупочных процедур и снизить их стоимость.

4. Выбор поставщиков и проверка контрагентов. Важным процессом в удовлетворении потребности является выбор поставщика, в том числе проверка на добросовестность. Этот процесс удобнее всего автоматизировать за счет внешних информационных систем, например ЭТП или электронных магазинов. Их функциональные возможности позволяют быстро проверить поставщика и получить широкий набор данных о нем из различных источников информации. Также избежать рисков помогают хранение истории сделок и рейтинги контрагентов — все это включено в функциональные возможности площадок.

5. Документооборот. К рутинным процессам можно отнести подготовку документов, связанных с закупкой: договоров, технических заданий, отчетов. Этот блок работ можно успешно автоматизировать как с помощью ERP-систем, так и посредством внешних сервисов. Автоматизация позволит использовать шаблоны договоров, актов и спецификаций и ускорит согласование и подписание благодаря функциональности электронного документооборота.

6. Контроль исполнения обязательств. Важно понимать, какие этапы сделки на текущий момент в силе. Автоматизация контроля исполнения обязательств работает за счет синергии ERP-систем и электронных площадок, на которых непосредственно происходит закупка: заказчики по безопасным каналам получают информацию во внутренние системы из внешних.

Автоматизация и ЭТП

Ключ к эффективной автоматизации — успешные интеграции.  

Максимальный эффект дает связка функциональности внутренних систем заказчика с возможностями внешних закупочных сервисов. В первую очередь, это электронные магазины и ЭТП, которые обладают мощным инструментарием для проведения закупочных процессов, а также предоставляют множество дополнительных сервисов.

Приступая к автоматизации, заказчику важно определить, какой объем данных он будет администрировать у себя. Целесообразно, например, оставить на стороне ERP управление запасами и инвентаризацией, сбор и обработку заявок от подразделений, утверждение бюджета.

Другие процессы (размещение заказов, проверка контрагентов, выбор поставщиков, контроль исполнения) эффективнее решать за счет внешних модулей, в частности инструментов ЭТП.

Топ-5 внешних цифровых решений

ЭТП и электронные магазины могут предложить заказчику:

• Интеграцию с государственными информационными системами. Одно из преимуществ ЭТП — многие из них уже интегрированы с государственными системами, например ЕИС, что позволяет автоматически публиковать сведения о закупках, или ГИСП. Она предоставляет возможность осуществлять закупочные процедуры на основе данных каталога промышленной продукции, а также дает доступ к реестрам российских товаров. Это обеспечивает соблюдение национального режима в закупках.
• Осуществление электронного документооборота. Заказчики могут не только упростить подготовку документов с помощью создания шаблонов и хранения архивов файлов, но и использовать персональные решения ЭТП. Например, автоматически дополнять типовой договор приложением — документом, созданным по форме заказчика, который можно выгрузить по результатам проведенной закупочной процедуры. Кроме того, функциональность электронных площадок позволяет осуществлять подписание договоров, дополнительных соглашений и других документов.
• Онлайн-каталоги. Один из форматов организации закупок посредством электронных магазинов — закупки по принципу единого каталога. Это напоминает логику B2C-маркетплейса: поставщики загружают в каталог описания товаров и прайс-листы, а заказчик может выбирать нужные позиции из наличия. Кроме того, он видит историю цен и может использовать каталог для бюджетирования и планирования.
• Сервисы расчета и обоснования НМЦК. Дополнительные сервисы ЭТП позволяют заказчикам анализировать рынок, сравнивая данные большого числа поставщиков.
• Мобильные решения. Функциональность электронных площадок становится еще удобнее, если будет адаптирована к мобильным платформам. Мобильное приложение помогает контролировать закупочные процессы прямо с телефона — в реальном времени получать информацию о статусе закупки или происходящих в ней событиях.

Цифровые решения помогают заказчикам значительно сократить сроки проведения закупок — в среднем с 1 месяца до 2–3 дней. Кроме того, заказчики снижают расходы (до 27%) и получают больше предложений. На одну закупочную процедуру могут откликаться 10 и более поставщиков — таких результатов невозможно добиться, если вести переговоры по старинке, на личных встречах или осуществлять сбор предложений посредством электронной почты и вести бумажный документооборот

Читать первоисточник: Коммерсант (28.05.2025)