28 сентября 2017 года в Торгово-промышленной палате Российской Федерации состоялась масштабная конференция на тему:

«Новые инструменты оптимизации расходов: смещаем фокус со снижения цен на изменение процессов»

Конференцию посетило более 250 административно-хозяйственных специалистов государственных и коммерческих структур.

                                                                                                                     

Генеральным спонсором конференции выступила Первая офисная компания. Партнерами конференции стали компании Fresh, Forbo, Aerotone, R7, Unifest, Fort Project, KCE, 3M, DWG.

 

В 9-00 всех посетителей конференции ждали экспозиции спонсоров и легкий завтрак.

 

 

Ведущее агентство делового туризма AEROTONE BUSINESS TRAVEL & MICE представило вниманию гостей ряд уникальных инструментов, созданных для оптимизации расходов клиентов при планировании деловых поездок. Особое внимание было уделено детальной разработке внутрикорпоративной политике расходов клиентов на командировки сотрудников (Travel policy), внедрению Трехсторонних договоров с авиакомпаниями, раскрытие уникальных возможностей единой системы бронирования услуг (On-line кабинет) и анализу сервисных сборов от действующих поставщиков.

 

Группа компаний "DWG", в лице Константина Войтенко - Директора по развитию бизнеса, поделилась своим опытом, разобрала 2 практических примера проектов, выявила ключевые ошибки и сформулировала 7 правил, позволяющих реализовать проект в заданный бюджет и сроки. Также был сформулирован основной критерий успешности проекта: "Проект в сфере офисного fit-out может называться успешным главным образом, если фактические показатели проекта соответствуют или максимально приближены к плановым."

 

Управляющий директор строительной компании Fort Project Андрей Хазов представил практические рекомендации по оптимизации затрат арендаторов при переезде офиса в новый бизнес-центр. Избежать лишних трат при обустройстве нового офиса позволит выбор грамотного строительного подрядчика, который подготовит подробный график всего проекта, где проектирование и бюджетирование идут рука об руку и четко прописаны сроки реализации каждого этапа. При переезде в новый офис особую актуальность приобретает постулат «время - деньги», ведь срыв сроков на месяц обойдется компании в сумму равную стоимости месяца аренды. Для офиса площадью 3 тыс квадратных метров при средней цене в бизнес-центре класса «А» 30 тыс рублей за 1 кв м в месяц отклонение от графика на месяц обойдется в 7,5 млн рублей.

 

«Скрупулезное планирование проекта и соблюдение сроков позволяет реализовать проекты качественно и оперативно. Так, новый офис для международной компании Karcher площадью 110 кв м строительная компания Fort Project построила за 3,5 месяца, бюджет составил 35 т.р./м2 в 2017 году.  Офис для компании Experian в формате design&build был завершен всего за 2 месяца, при бюджете 30 т.р./м2 в 2016 году», - рассказал Андрей Хазов.

 

В 10-00 началась конференция.

 

Открыла конференцию вступительным словом главный организатор - Багманян Олеся Валерьевна, президент Ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов». В своем выступлении она обратила внимание на проблему неправильного понимания процессов оптимизации. Для многих оптимизация – это снижение цен и покупка товаров и услуг, в том числе для административно-хозяйственных нужд по ценам гораздо ниже рыночных.  Но оптимизация не имеет ни чего общего со снижением цен, а именно снижение цен по 44 ФЗ и 223 ФЗ, особенно экстремальное снижение цен, ведёт только к потере качества предоставляемых услуг и предоставлению некачественной продукции и товаров для офиса.

                                   

Олеся Валерьевна обозначила ближайшие задачи Ассоциации.

• Создание федерального государственного стандарта для магистратуры АХД
• Создание учебников и учебно-методической литературы по АХД Первая методичка с практическими кейсами по приёмам оптимизации будет создана в том числе и на основе данной конференции, в неё войдут практические кейсы.
• Разработка программного обеспечения по АХД на платформе 1С
• Запуск и масштабирование программы по разделению мусора в офисах.
• Обучение и трудоустройство инвалидов, в профессиях, связанных с АХД
• Запуск консалтингового проекта по оптимизации расходов на административно-хозяйственные нужды в государственных организациях. Проект создан у нас есть сайт.
• Ассоциация готовит премию «Административный директор года» на нашем сайте уже есть информация. Премия состоится в доме Пашкова 25 января 2018 года.
• Подали документы в Государственную думу что бы в России появился профессиональный праздник по административно-хозяйственной деятельности.

 

Дмитрий Новиков, представитель Первой офисной компании, обозначил долю затрат на обеспечение товарами для офиса в портфеле затрат компании. Обратив внимание аудитории на то, что реальная экономия лежит в плоскости оптимизации процессов, представил персонализированный интернет-портал как эффективный инструмент реализации сокращения затрат. Продемонстрировав функции и опции портала, Дмитрий показал преимущества данного решения и пригласил участников конференции записаться на тест-драйв.

 

 

 

Егменова Наталия Алексеевна, эксперт в сфере административного управления и поддержки, руководитель группы разработчиков Профстандарта "Специалист административно-хозяйственной деятельности", обозначила важность регламентирования бизнес процессов, правильная организация которых повышает их эффективность. В своём выступлении Наталия перечислила основные причины почему не работают регламенты в компаниях. Рассказала, с чего нужно начать, чтобы разработать и внедрить работающий регламент, какие его основные критерии. Регламент должен быть инструментом, который именно помогает в работе. Так же важным аспектом выступления стало описание инструментов, с помощью которых быстро и доступно можно ознакомить с содержанием регламентов.

 

Гущина Наталья - руководитель управления офисных сервисов Банк ФК Открытие раскрыла важные для каждой компании вопросы организации логистики документов и организации питания. Приведены примеры внедрения новых сервисов, которые на первый взгляд могут показаться затратными, но при грамотном анализе затрат прямых и косвенных, а главное при правильной организации самих процессов логистики и закупки компания может достигнуть экономии, создав при этом более комфортные условия для персонала и клиента.

 

 

 

С докладом о гибком подходе к оптимизации административно-хозяйственных затрат выступила Щелчкова Елена Владимировна, директор по административно-хозяйственным вопросам САП в России и СНГ.   Основное внимание в своем выступлении она уделила практическим примерам оптимизации договоров аренды, пониманию реалий современного рынка недвижимости. Также в выступлении были затронуты вопросы оптимизации управления корпоративным автопарком, перехода на операционный лизинг, приведены примеры оптимизации расходов на командировки сотрудников и уборку офиса.

 

 

 

Сухадольский Георгий Александрович, руководитель Аналитического центра «Интерфакс-ProЗакупки» привел результаты впервые в России проведенного анализа медиасреды, где и о чем пишут по закупкам в сфере административно –хозяйственного обеспечения. Данный анализ был представлен в разрезе регионов, тем публикаций, источников публикаций, упоминаемых организаций и др. Была подчеркнута важность не только содержательной деятельности экспертов в сфере АХО, но необходимость донесения релевантной информации до общественности и профессионального сообщества.

 

 

Максим Кириллов – исполнительный директор, директор административного департамента КБ «Ренессанс Кредит» ООО в своем выступлении  наглядно показал какие последствия ждут клиента, если он руководствуется выбором подрядчика только по ценовому критерию и как важно менять именно процессы, что бы достичь настоящей экономии средств.

 

 

 

 

 

Представитель партнёрской Ассоциации экспертов рынка недвижимости Круглов Андрей Константинович в своём выступлении представил актуальную систему оптимизации расходов, связанных с объектом недвижимости. Он рассказал о проблемах, вызванных отсутствием комплекса необходимой информации по конкретному объекту, подробнее остановился на составных элементах системы и эффективности её применения, привёл ряд конкретных примеров реализации системы и преференций, полученных её участниками. Также, Андрей Константинович сделал вывод целесообразности применения системы оптимизации расходов по недвижимости специалистами отрасли и предостерёг их от неоправданной экономии, граничащей с безопасностью объекта.

 

 

Альбина Щербенева, Административный менеджер Konica Minolta Business Solutions Russia, Член правления «Объединения АХП», поделилась несколькими практическими примерами из своего опыта, когда желание сэкономить на товарах и услугах приводило к незапланированному увеличению затрат, грозило производственными травмами и создавало риски нарушения требований пожарной и электробезопасности. В ходе презентации были даны советы, как еще на стадии тендера «отсеить» производителей некачественной дешевой продукции и грамотно составить техническое задание.

 

 

Последним выступал Глеб Барон, Исполнительный директор агентства UNIFEST. Он рассказал, как на практике можно сократить расходы на командировки без прямого снижения цен и ухудшения качества поездок. В его докладе были приведены методики, которые применялись в процессе оптимизации работы одного из клиентов, в результате чего удалось добиться экономии денег на 29 процентов от первоначального бюджета.

                                                         

Контакты организатора конференции:

Президент ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» («Объединение АХП») Багманян Олеся Валерьевна Тел.:+7 (916) 872-17-03 ahp@proffadmin.ru www.proffadmin.ru