Внимание

Неприменение Акта приемки (ф. 0510452) при выполнении перечисленных выше условий однозначно послужит поводом для претензий со стороны органов финконтроля.

В остальных случаях оформление Акта приемки (ф. 0510452) является для учреждения правом, а не обязанностью - это означает, что исходя из буквального прочтения нынешних положений Приказа № 61н, весьма сомнительно, что факт неприменения этого документа при невыполнении перечисленных выше условий может быть квалифицирован в качестве нарушения.

Вместе с тем мы настоятельно рекомендуем оформлять результаты приемки Актом (ф. 0510452) всегда, когда нет электронной приемки в ЕИС, но согласно договору приемка является самостоятельной процедурой, "фиксирующей" возникновение денежного обязательства.

Когда сведения о договоре (контракте) не подлежат включению в реестр

Почему размещение сведений в ЕИС и включение контракта в реестр - не всегда одно и то же ...

Ведение реестров, предусмотренных Федеральным законом "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и Федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" обеспечивается посредством ЕИС.

Понятие "размещение информации в ЕИС" и "включение сведений в реестр" не тождественны. Также не тождественны понятия "включение сведений в реестр контрактов" и "размещение информации на сайте ЕИС": в соответствии с положениями п. 7 Правил, далеко не во всех случаях информация о контрактах, включенных в реестр контрактов (а значит информация о них подлежит размещению в ЕИС), размещается на официальном сайте ЕИС в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Непосредственно Законом № 223-ФЗ установлена прямая взаимосвязь между обязанностью включения информации в ЕИС и включением информации в реестр контрактов - в реестр вносится информация обо всех договорах, за исключением информации и документов, которые в соответствии с Законом № 223-ФЗ не подлежат размещению в ЕИС.

Ведение реестра контрактов, содержащий сведения, составляющие государственную тайну, не обеспечивается посредством ЕИС. Сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат размещению в единой информационной системе (п. 2 Положения о единой информационной системе в сфере закупок, ч. 15 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).

Контракты (договоры), сведения о которых не подлежат включению в реестр контрактов, ведение которого обеспечивается ЕИС

Когда для приемки нужно создавать комиссию

Акт для комиссии или комиссия для акта - что первично?

Обязательным условием оформления Акта приемки (ф. 0510452) является документальное подтверждение контрагентом факта исполнения своих обязательств согласно условиям контракта (ч. 2 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Заказчик обязан провести экспертизу поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, а также осуществить приемку. Вместе с тем, непосредственно Законом N 44-ФЗ четко регламентирует порядок проведения соответствующих процедур только при электронном актировании (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Обязательные случаи привлечения "внешних" экспертов определяются Правительством РФ (ч. 4.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). В остальных случаях экспертиза может проводиться заказчиком своими силами. Требования к документальному оформлению результатов экспертизы законодательством РФ не установлены. При проведении экспертизы своими силами документом, подтверждающим проведение экспертизы, является непосредственно оформленный и подписанный заказчиком документ о приемке.

Правила осуществления процедуры приемки устанавливаются заказчиком - создание приемочной комиссии является правом, а не обязанностью заказчика (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Порядок и сроки приемки результатов исполнения обязательств в отношении конкретной закупки определяются контрактом (ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Заказчик вправе как сформировать любое количество комиссий с любым составом (но количеством не менее пяти человек каждая), так и поручить функции по приемке (включая экспертизу) конкретным лицам на постоянной либо разовой основе. При этом только заказчик вправе определить и такие категории (виды) контрактов, исполнение по которым может приниматься без участия приемочной комиссии (либо наоборот, категории контрактов, результат исполнения которых принимается исключительно комиссией).

Наличие утвержденной унифицированной формы Акта приемки (ф. 0510452) в качестве документа, обязательного для применения всеми организациями бюджетной сферы, не обязывает учреждение создавать приемочную комиссию во всяком случае: из буквального прочтения положений ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, в зависимости от способа организации процедуры приемки, документ может быть оформлен одним из следующих способов:

• подписан заказчиком в том случае, если приемка осуществляется без привлечения приемочной комиссии;
• подписан всеми членами приемочной комиссии, после чего утвержден заказчиком.

Акт приемки (ф. 0510452) - документ, предназначенный для оформления результатов приемки в том случае, когда приемка осуществляется комиссионно - именно на это указывают реквизитный состав унифицированной формы, а также и порядок ее формирования.

Иными словами, Акт приемки (ф. 0510452) - не цель, а средство: он нужен для оформления соответствующих фактов хозяйственной жизни. Само по себе утверждение унифицированной формы первичного учетного документа не обязывает заказчиков вносить поправки в локальные акты только для того, чтобы приемка во всяком случае была оформлена Актом (ф. 0510452). Но при этом у заказчика нет оснований и для "упрощения процедуры" приемки с целью избежать обязанности оформления ее Актом (ф. 0510452). Локальные акты учреждения-заказчика, в том числе в части положений о приемки результатов исполнения контракта, должны обеспечивать неукоснительное соблюдение принципов эффективности закупок и ответственности за их результативность, персональная ответственность за соблюдение которых возлагается на должностных лиц заказчиков.

Когда поставка и приемка оформляется одним документом

Когда и почему не нужно формировать Акт приемки (ф. 0510452)?

Учреждение-заказчик для формирования Акта приемки (ф. 0510452) согласно требованиям Приказа N 61н обязано обеспечить наличие соответствующего условия непосредственно в контракте - если приемка осуществляется без привлечения "внешних" экспертов, отсутствие представителя контрагента при приемке будет означать, что оформленный в одностороннем порядке Акт приемки (ф. 0510452) не будет соответствовать понятию "документ". И само по себе наличие технической возможности формирования Акта приемки (ф. 0510452) в конкретной программе или на бумажном носителе не является аргументом для того, чтобы оформлять его тогда, когда приемка осуществляется без участия приемочной комиссии. Дело в том, юридическая сила - это свойство, которым обладает только надлежаще оформленный документ. Недостатки в оформлении документов (наличие противоречивой информации, отсутствие обязательных реквизитов) лишают документы юридической силы. А это означает, что нельзя их рассматривать в качестве оснований для отражения в бухгалтерском учете тех или иных объектов учета.

Не будет Акт приемки (ф. 0510452) соответствовать понятию "документ" и в том случае, если он будет сформирован без участия членов приемочной комиссии. Дело в том, "роли" по оформлению документа о приемке в зависимости от способа ее организации четко определены непосредственно ч. 7 ст. 94 Закона N 44: для утверждения документа о приемки заказчиком необходимо подписание его всеми членами комиссии.

Распределение "ролей" при оформлении документа о приемке

Полномочиями на подписание документа о приемке от имени заказчика у лица, не являющегося руководителем заказчика, определяются локальнымы актами - должностной инструкцией и приказом, изданным руководителем организации-заказчика. Четкое определение границ полномочий у конкретных работников - задача, решаемая при организации системы внутреннего контроля.

Кроме того, основанием для формирования Акта приемки (ф. 0510452) служат документы, подтверждающие поставку товаров, выполнение (сдачу) работ (услуг). В отсутствие таких документов процедура приемки проводиться не может.

При электронном актировании непосредственно Законом N 44-ФЗ определен порядок взаимодействия сторон в целях проведения процедуры приемки. Порядок взаимодействия сторон в целях формирования Акта приемки (ф. 0510452) предполагает участие в приемке представителя поставщика (подрядчика, исполнителя), но он не обеспечивает непосредственный ввод данных в информационной системе, посредством которой формируется электронный документ. Учреждение-заказчик не должно обеспечивать доступ к программному обеспечению представителю контрагента - в этом нет никакой необходимости, поскольку на момент оформления он уже предоставил документы, подтверждающие факт исполнения своих обязательств. По общему правилу это УПД или товарная накладная.

Могут ли эти документы подтверждать факт приемки результатов? Что означает подписание таких документов заказчиком?

В том случае, если приемка осуществляется без привлечения комиссии, то есть уполномоченным лицом, и при этом контрактом не предусмотрен отдельный порядок документального ее оформления, то подписание товарной накладной или УПД представителем заказчика будет означать не только фактическое получение материальных ценностей, но и подтверждать факт их соответствия установленным требованиям. Соответственно, и УПД, и товарная накладная при определенных обстоятельствах могут являться документами, подтверждающими возникновение денежных обязательств.

Унифицированная форма документа о приемке для случаев, когда приемка осуществляется уполномоченным лицом заказчика, в настоящее время не утверждена. Соответственно, пока иное не будет прямо предусмотрено регулятором, в том случае если факт приемки товаров, работ, услуг подтверждается подписанием со стороны заказчика того документа, который оформлен контрагентом в целях подтверждения поставки товаров, выполнения (сдачи) работ (услуг) (например УПД или товарная накладная), то такой документ будет являться основанием отражения показателя не только по кредиту счета 401 60 Резервы предстоящих расходов" при формировании резерва, но и при отражении показателя по дебету указанного счета.

Закупки малых объемов, осуществляемые через подотчетных лиц, относятся к числу закупок, сведения о которых не размещаются в реестре контрактов в ЕИС. Нужно ли в подобной ситуации оформлять документ о приемке? Посредством утверждения Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) все полномочия по осуществлению закупки от имени заказчика передаются подотчетному лицу. Таким образом, подотчетное лицо самостоятельно выполняет всю совокупность действий, связанных с закупкой, то есть несет всю ответственность за взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в целях достижения целей осуществления закупки. Поэтому комиссионное оформление результатов не имеет никакого смысла.

При закупках через подотчетное лицо все документы оформляются в момент передачи товарно-материальных ценностей подотчетному лицу. Эти документы впоследствии будут основанием для оформления Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Утверждение Отчета (ф. 0504520) никак не влияет на размер денежных обязательств перед поставщиком (подрядчиком исполнителем), поскольку денежные обязательства в этом случае возникают у учреждения перед подотчетным лицом.

Когда приемка результатов является фактом хозяйственной жизни

Приемка есть всегда, но вот всегда ли она должна быть оформлена отдельным документом?

Акт приемки не может быть единственным документом, оформляющим результат закупки - это всегда второй документ?

Детальный порядок оформления приемки не забудьте определить в договоре!

Для окончательного ответа на вопросы о том, в каких случаях учреждению нужно оформлять приемку отдельным документом и когда целесообразно создавать приемочную комиссию, необходимо проанализировать положения гражданского законодательства РФ. Ответ на этот вопрос в большинстве случаев зависит от вида обязательств, порождаемых договорными отношениями.

1. В рамках договора купли-продажи необходима фиксация срока исполнения продавцом обязанности передать товар покупателю (ст. 458 ГК РФ). Поэтому по общему правилу сам по себе факт передачи товара заказчику не свидетельствует о возникновении у последнего денежных обязательств. Соответственно, в рамках договора купли-продажи (поставки) приемка результатов исполнения обязательств является самостоятельным фактом хозяйственной жизни, то есть требует документального оформления.

Аналогичный подход в полной мере применим и по отношению к договорам поставки, который является разновидностью договора купли-продажи. Основной обязанностью продавца по договору поставки является передача (отгрузка) товаров покупателю (ст. 506, 456 ГК РФ). По смыслу норм ГК РФ эта обязанность исполняется путем доставки товара покупателю либо путем выборки ("самовывоза"), то есть получения его покупателем в месте нахождения товара (ст. 458, 510, 515 ГК РФ, постановление Девятого ААС от 09.03.2016 N 09АП-1258/16). Именно передача товара имеет определяющее значение в целях решения вопроса о моменте перехода права собственности на товар, а также о переходе рисков его гибели или случайного повреждения (ст. 459, п. 1 ст. 223, ст. 224 ГК РФ). Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, передаваемых (поставленных) в соответствии с договором (ст. 484, п. 1 ст. 513 ГК РФ).

Необходимость создания комиссии для приемки результатов поставки товаров зависит от объемов поставки и (или) функциональных особенностей/потребительских свойств самих товаров. Так, например, при закупках малых объемов товаров, потребительские свойства которых позволяют их оценить без специальных познаний (например, канцелярские или хозяйственные товары), на наш взгляд, нецелесообразно - приемка результатов вполне может осуществляться непосредственно в ходе их передачи уполномоченному сотруднику учреждения. А вот в том случае, если речь идет о поставках больших объемов, то необходимость установления срока в целях соответствия результатов поставки установленным требованиям уже очевидна.

2. Требование о документальном оформлении приемки в рамках договора подряда прямо предусмотрено положениями п. 2 ст. 720 ГК РФ. В рамках такого договора приемка всегда является самостоятельным фактом хозяйственной жизни. А вот необходимость установления сроков для проведения приемки и создания комиссии опять же зависит от предмета контракта и объема выполняемых работ. Так, в частности, порядок оформления результатов приемки выполненных работ в рамках договора строительного подряда будет существенно отличаться от порядка приемки результатов в рамках договора бытового подряда.

3. Отношения сторон по договору возмездного оказания услуг регулируются главой 39 ГК РФ. Дата фактического оказания услуг определяется исходя из момента исполнения перед заказчиком принятых обязательств, а не моментом подписания акта, который в последующем лишь фиксирует информацию об уже оказанных услугах (определение ВАС РФ от 08.12.2010 N ВАС-15640/10, постановление ФАС Уральского округа от 22.07.2010 N Ф09-5582/10-С3, постановление Президиума ВАС РФ от 17.12.2013 N 12945/13). Услуги потребляются в процессе их оказания, в связи с чем их результат, в отличие от результата работ, не требует приемки. Передача результатов оказания услуг заказчику происходит фактически в процессе оказания услуг. Подписание двустороннего документа в такой ситуации фиксирует объем оказанных услуг и размер денежного обязательства, но основанием для возникновения денежного обязательства такой документ не является. Формирование Акта приемки (ф. 0510452) в подобной ситуации является избыточным, поскольку сам по себе такой акт при наличии документа, подтверждающего факт оказания услуг, не влечет для учреждения каких-либо правовых последствий.

Конечно, из данного правила могут быть исключения: услуги услугам рознь. Кроме того, Правительством РФ могут быть утверждены типовые условия госконтрактов, предметом которых является оказание услуг. В том случае, если типовыми условиями определен порядок сдачи и приемки оказанных услуг, то денежные обязательства у заказчика возникают с момента подписания соответствующего документа.

Оценка наличия либо отсутствия правовых последствий приемки в целях ответа на вопрос о том, является ли она самостоятельным фактом хозяйственной жизни, - полномочия юридической службы. Ответ на этот вопрос должен быть получен на этапе определения случаев комиссионной приемки результатов поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Когда целесообразно оформлять Акт приемки (ф. 0510452)

Если контрактом предусмотрена приемка и она будет осуществляться комиссионно, то оформлять результаты приемки целесообразно Актом приемки (ф. 0510452) даже в том случае, когда сведения о контракте (договоре) включены в реестр контрактов. И вот почему.

Унифицированная форма Акта приемки (ф. 0510452) утверждена в установленном порядке и "изобретать велосипед" уже не нужно - все необходимые реквизиты данной формой предусмотрены. Применение унифицифированной формы Акта приемки (ф. 0510452) в такой ситуации обеспечит соблюдение принципа однократного ввода информации, в том числе в целях размещения информации об исполнении контракта в ЕИС.

Оформление приемки каким-то иным документом с одновременным формированием Акта приемки (ф. 0510452) избыточно. Подобный подход повышает вероятность возникновения претензий со стороны органов финконтроля, поскольку увеличивает риски наличия в документах противоречивой информации. Подобные риски в большинстве случаев приводят к отражению в бухгалтерском учете мнимых объектов.

Ответы на самые распространенные вопросы